Im konkreten Fall: Anforderung des zeitnahen Führens eines Fahrtenbuchs
Nutzen Sie als Geschäftsführer oder einer Ihrer Beschäftigten einen Firmenwagen auch privat, muss der Privatanteil als geldwerter Vorteil versteuert werden. Dieser Anteil kann auf verschiedene Arten ermittelt werden: entweder konkret anhand des Verhältnisses der gefahrenen Privatkilometer zu den Gesamtkilometern oder aber pauschal nach der sogenannten 1-%-Regelung.
Zur Ermittlung der tatsächlich gefahrenen Privatkilometer muss ein Fahrtenbuch geführt werden - unter Umständen auch in elektronischer Form. Das Finanzgericht Düsseldorf (FG) musste darüber entscheiden, ob die hierzu in einem Streitfall genutzte Software den Anforderungen genügte.
Die Klägerin, eine GmbH, überließ einem ihrer Geschäftsführer einen Firmenwagen auch zur privaten Nutzung. Der geldwerte Vorteil wurde anhand der privat gefahrenen Kilometer laut Fahrtenbuch ermittelt. Das Fahrtenbuch wurde mit einer Software erstellt. Diese erlaubte eine Änderung der vorgenommenen Eintragungen bis zur Festschreibung des jeweiligen Monats. Die Änderungen wurden nur in den Änderungsprotokollen, nicht aber im Fahrtenbuch selbst vermerkt. Bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung für die Jahre 2012 bis 2015 kam der Prüfer zu dem Ergebnis, dass das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß geführt worden sei. Die Eintragungen seien nicht zeitnah, sondern im Abstand von mehreren Wochen erfolgt. Somit sei der geldwerte Vorteil nach der 1-%-Regelung zu ermitteln.
Die Klage vor dem FG war unbegründet. Die Überlassung eines Fahrzeugs zur privaten Nutzung führe zu einem geldwerten Vorteil, der als Arbeitslohn zu versteuern sei. Der geldwerte Vorteil könne nach der 1-%-Regelung ermittelt werden oder anhand eines Fahrtenbuchs. Letzteres müsse ordnungsgemäß geführt werden.
Das heißt, die Aufzeichnungen müssten vollständig, richtig und auch überprüfbar sein. Zulässig sei nur die fortlaufende und zeitnahe Erfassung der Fahrten in einem geschlossenen Verzeichnis. Dieses müsse aufgrund seiner äußeren Gestaltung geeignet sein, jedenfalls im Regelfall nachträgliche Abänderungen, Streichungen und Ergänzungen als solche kenntlich werden zu lassen. Ein externes Änderungsprotokoll wie im Streitfall entspreche nicht der geforderten "geschlossenen Form". Auch liege keine zeitnahe Fahrtenbuchführung vor, wenn die Eintragungen immer erst - gebündelt - im Abstand von mehreren Wochen erfolgten.